(*)Parce que la connaissance, le savoir sont plus que l'information

Gestion de projet et Knowledge Management

Le fonctionnement en gestion de projet dans les PME et grandes entreprises apporte une souplesse sans égale. Rapidité de mise en oeuvre, possibilité de traitement et de résolution de problème rapide et peu onéreux,...En revanche ce fonctionnement achoppe généralement sur des difficultés de circulation de la connaissance et de l'information et notamment lorsque l'on souhaite capitaliser les expériences pour des projets futurs.

Pourquoi le projet apporte t-il plus de problème dans la gestion de la connaissance ?
Dans le cadre d'un projet, les équipes travaillent sur un problème qui sort des habitudes et des savoir-faire courants. Par conséquent, des problèmes techniques, logistiques, organisationnels ou humains nouveaux apparaissent. Il faut donc inventer des solutions nouvelles qui ne peuvent jaillir que de la confrontation de différents points de vue, la communication est donc vitale.

De plus, généralement, le fonctionnement en projet est utilisé dans le cadre d'opérations ou le délais est une donnée primordiale et où bien souvent on ne s'encombre pas d'une formalisation excessive qui conduit bien souvent à négliger la communication et surtout la formalisation de cette information. L'objectif premier du projet est de résoudre par des actions un problème particulier !

Face aux aux problèmes souvent nouveaux qui se présentent à l'entreprise, les équipes doivent diagnostiquer et réagir vite. La connaissance ou l'apprentissage dans chaque projet peut nourrir un savoir-faire utile pour d'autres projets ou problèmes futurs à résoudre. Une base de connaissance est alors de la plus grande utilité !

Comment le Knowledge Management peut aider à la conduite de projet ?
La plupart des entreprises "structurées" disposent aujourd'hui d'un minimum d'informatique.Y compris dans les PME et les TPE, la bureautique est partout présente. La plupart du temps une suite bureautique est utilisée ; elle permet de structurer les phases du projets qui en général comporte une architecture du type suivant :

- Intitulé ou nom du projet
- Objectifs du projet (qualitatifs et quantitatifs)
- Délais de mise en oeuvre
- Chef de projet
- Equipe projet
- Tâches à accomplir et timing des actions (Action, Réunions, achats, contacts,..)
- Ressources internes et externes à disposition (Humaines, financières, Technologiques)
- Bilan du projets (objectifs atteints, problèmes rencontrés, écarts par rapports aux objectifs)

Bien que chaque projets puisse être différent, on peu plus ou moins modéliser un fiche projet type
La diversité des actions engagées par l'entreprise demande à être consignées par l'intermédiaire de ce type de fiches. A ce stade, l'entreprise s'est contenté de construire une base de données d'actions sous la forme de fiches projets. Elle arrive à gérer ou capitaliser ses actions d'une manière synthétique ; mais elle ne capitalise pas encore, les savoirs-faire dégagés des différents projets. Certes chaque membre de l'équipe projet peut suivre le projet, mais ne pourra pas ou difficilement s'inspirer des expériences dégagées par chacun des intervenants.

Ainsi, la difficulté et l'enjeu suprême du knowledge management est de transformer une information "passive" en information "active". Permettre par la structuration et l'organisation de l'information formalisée sur un support facilement accessible, l'amélioration des processus et la capitalisation des connaissances acquises au sein de l'organisation.

La fiche projet type doit donc comporter des éléments qualifiant les projets et les tâches qui les comportent. Cette démarche nécessite une analyse introspective sur la réalité des différentes actions gérées par l'entreprise (ou l'organisation au sens large) et une analyse des projets générées par son activité. En général chaque type d'organisation engendre une dizaine de types de projet qui s'articulent autour d'une quinzaine de types de " tâches". C'est par la réflexion sur ces types de projets et types de tâches que l'entreprise pourra travailler sa base de données de "projets" et s'inspirer par des analogies sur d'autres projets vécus et améliorer sa conduite de projets.

Les résultats attendus :
- Améliorer ses processus projets pour en améliorer la conduite
- Capitaliser une base de connaissance qui permette de résoudre des impossiblités sur certaines actions en s'inspirant des solutions apportées sur des projets antérieurs.

D'un point de vue informatique, il est certain que'une base de données centrale avec des possibilité de recherche et de tris évolués permettra mieux d'exploiter les données capitalisées. La règle d'or est la capitalisation optimale des interventions générées par le projets ; ni trop d'information qui engendre "du bruit", pas trop d'information synthétiques qui "gomment" l'essence des problématiques générées qui sont souvent la clés du succès des opérations lorsqu'elles sont levées.

En synthèse, les fiches projets doivent comporter les éléments supplémentaires suivants :
- Les problèmes principaux rencontrés et comment ils ont été levés
- L'indexation par type de projet
- L'indexation des types d'intervention