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METTRE EN PLACE -UNE VEILLE-

Préambule à l'action de veille
Vouloir mettre en place un système de veille, va impliquer sans nul doute des changements au niveau de l'entreprise ; organisation, outils, tâches nouvelles à effectuer, formation,...Cette action n'est donc pas anodine surtout quand il s'agit d'un sujet (l'information) qui souvent est rattachée au pouvoir et donc à une certaine idée de la hierarchie et du rôle de chacun dans l'organisation. Ainsi, dans tout les cas, il est conseillé d'agir avec tacte, élégance, compréhension et empathie afin de réussir ce qui est rarement atteint : la réussite de la pise en place d'un système de veille ou d'intelligence économique réellement efficace dans les organisations. On ne se contente pas en effet de mettre en place des outils ou des méthodes, on fait évoluer les mentalités et c'est ceci le plus difficile à obtenir. Nous classerons donc Quatre grandes phases de mise en place que l'on pourra approfondir en fonction de l'intérêt que l'on y voit "sur le terrain."

Vérifier que l'information peut servir les enjeux du management
Qu'il soit de portée stragégique ou opérationnel le système de veille que l'on souhaitera mettre en place, doit pouvoir coller à un objectif, un plan d'action, voire "une stratégie "d'organisation ou d'entreprise. Si ce n'est pas le cas, essayer de pousser au formalisme et d'extraire par le dialogue avec le management. Définir des axes de développement ou d'action, des familles de produits, de savoir faire (voire mettre en place des réflexions de type analyse stratégique de type Porter, analyse fonctionnelle, financière,...). La veille va nourrir l'action, il faut donc savoir laquelle !

Analyser l'organisation "informationnelle" actuelle de l'entreprise
Chaque entreprise ou organisation au sens large a un système de veille plus ou moins élaboré sans pour autant s'appeler système de veille. Nous dirons qu'elles font de la veille sans le savoir, "comme Monsieur Jourdain faisait de la prose...", ou du moins des flux d'informations existent, des outils qui peuvent se résumer à des dossiers de presse ou dossiers projet, rapport d'études,...

On peut lister des questions type que l'on pourra poser :
- existe t'il un centre de documentation
- y a t'il du personnel dédié aux fonctions de "veille", ou documentation, lecture ?
- L'outil informatique sert t'il à classer, stocker, rechercher de l'information ?
- y a t'il des rapports ou des réunions traitant des sujets ?
- Qui sait définir les principaux concurrents et l'évolution du marché (personne ressources) ?
- D'où tient il ses informations (expérience acquise, étude, un confrère, Internet,..)

Auditer les différents décideurs concernés
En fonction des objectifs et du genre de veille que l'on souhaitera mettre en palce (opérationnelle ou stratégique), il faudra visiter et audietr les principaux "décideurs", cadres ou agents potentiellement acteurs du futur système. L'idéal est qu'après avoir rencontré les principaux services ou personnels de pouvoir choisir "ses cibles".

Sur chacun des décideurs audités réaliser une véritable analyse de son comportement vis à vis du sujet en posant trois types de questions :
- l'influence de son environnement et de celle de son entreprise
- Sa manière de décider et de manager ses projets ou son département
- Sa pratique personnelle en matière d'information (recherche, tris, achat, lecture, diffusion,..)

Afin d'être plus précis et pour permettre une mise en place opérationnelle du futur système de veille, nous conseillons d'analyser ces comportetemnts dans les cas suivants :

- Son comportement dans la sphère concurrentielle
- Son comportement dans la sphère fournisseur et/ou partenariale
- Son comportetemnt vis à vis de la clientèle
- Son comportement vis à vis des savoir-faire et des technologies
- Son comportetemnt vis à vis des règlements ou de la loi

Nota 1 : on retrouve potentiellement les axes de veille juridique, concurrentielle, commerciale et technologique.
Nota 2 : On pourra ajouter ajouter si l'on souhaite mettre en place une veille "active", analyser également la manière dont chaque décideur essaie d'influencer son environnement, qu'elle méthode il utilise ou n'utilise pas.
Nota 3 : Cet audit peut être effectuer de manière qualitative ou quantitative en mettant en place une méthode de type "scorring" pour évaluer les points de faiblesses et les axes de progrès.



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